Jak być bardziej produktywnym?

Dowiedz się, jak być bardziej produktywnym dzięki wskazówkom dotyczącym zarządzania czasem, blokom czasowym i trikom motywacyjnym!

Masz zbyt wiele do zrobienia i za mało czasu, aby to wszystko zrobić? A może zastanawiasz się, w jaki sposób ludzie sukcesu zawsze mają więcej godzin w ciągu dnia niż my, zwykli śmiertelnicy? Sekret nie tkwi w wygospodarowaniu większej ilości czasu, ale w mądrzejszym jego wykorzystaniu poprzez bycie super produktywnym! A jeszcze lepszą wiadomością jest to, że każdy może to zrobić dzięki kilku prostym sposobom na produktywność. Bycie produktywnym pomaga w każdej dziedzinie życia, od prowadzenia biznesu online po sprzątanie domu. Pracowanie mądrzej, a nie ciężej, pomoże w każdym aspekcie życia działać płynniej i wydajniej.

Jak stać się bardziej skupionym dzięki blokom czasowym?

Smutna prawda jest taka, że dla większości z nas, im więcej mamy do zrobienia, tym trudniej jest nam skupić się na wykonywaniu tych czynności. Jednym z największych mitów na temat produktywności jest to, że wymaga ona wielozadaniowości. W rzeczywistości jest dokładnie odwrotnie. Skupienie się na jednym zadaniu na raz jest najskuteczniejszym sposobem na zwiększenie produktywności.

Czym są bloki czasowe?

Bloki czasowe lub planowanie blokowe to proste narzędzie do zarządzania czasem, z którego może korzystać każdy. Możesz go użyć, aby stać się bardziej produktywnym w każdej części swojego życia. Od pracy po zajmowanie się domem. Ustawiasz określoną ilość czasu na zadania, które chcesz wykonać w danym dniu. Następnie, gdy nadejdzie czas, pracujesz wyłącznie nad zadaniem przypisanym do tego przedziału czasowego.

Dlaczego bloki czasowe działają?

Tak jak mówiłam w moim poście o wyznaczaniu celów, bloki czasowe wykorzystują proste techniki podobne do celów SMART. Wyznaczasz mały, realistyczny cel, określasz ramy czasowe i tworzysz kroki działania. Pozwala to skupić całą swoją uwagę tylko na jednym zadaniu. Dzięki temu dzień będzie o wiele bardziej produktywny! Fakt, że już wiesz, że masz zablokowany czas na inne zadania z listy rzeczy do zrobienia, oznacza, że przestaniesz martwić się o wszystko, co masz do zrobienia, a zamiast tego skupisz się tylko na tym jednym zadaniu, które masz przed sobą. Będziesz zaskoczony, jak wiele czasu tracisz codziennie, wykonując małe zadania, takie jak sprawdzanie każdego przychodzącego e-maila lub odpowiadanie na wiadomości w mediach społecznościowych. Utworzenie bloków czasowych dla wszystkich czynności oznacza, że stres związany z wykonywaniem wszystkich tych drobnych czynności jest wyeliminowany, ponieważ wiesz, że masz zarezerwowany blok czasowy na ich wykonanie później.

Wskazówki dotyczące bloków czasu

Dowiedz się, jak być wydajnym i zachować produktywność przez cały dzień dzięki tym wskazówkom dotyczącym blokowania harmonogramu:

1. Stwórz nawyki produktywności

Blokowanie czasu zadziała tylko wtedy, gdy poświęcisz czas na stworzenie tego nawyku. Gdy tylko pozwolisz, by inne zadanie cię rozproszyło, stracisz koncentrację. A to nie pomaga być bardziej produktywnym w życiu. Jeśli nauczysz się koncentrować na sobie, przekonasz się, że wykonujesz zadania o wiele szybciej, niż myślałeś, że to możliwe.

2. Łącz podobne zadania

Umieść mniejsze zadania, które działają razem w jednym bloku czasowym. Na przykład, jeśli musisz włączyć komputer, aby sprawdzić e-maile, wykorzystaj ten czas, aby również odpowiedzieć na komentarze w mediach społecznościowych.

3. Wyeliminuj czynniki rozpraszające

Bądź ze sobą szczery i zastanów się, co rozprasza cię podczas pracy. Może jesteś pochłonięty przeglądaniem mediów społecznościowych, może zawsze decydujesz się na napój lub przekąskę, gdy tylko usiądziesz. Pomyśl teraz o sposobach na zwiększenie produktywności poprzez wyeliminowanie tych rozpraszaczy. Może mógłbyś zainstalować aplikację blokującą media społecznościowe na swoim komputerze? Wyłączyć telefon? Albo upewnić się, że masz napój i przekąskę na biurku przed rozpoczęciem bloku czasowego?

4. Używaj stopera

Gdy będziesz naprawdę skoncentrowany, będziesz zaskoczony, jak szybko może upłynąć czas. Pamiętaj, aby ustawić minutnik, aby wiedzieć, kiedy zakończyć sekcję blokowania czasu. Po prostu nie nabieraj nawyku ciągłego sprawdzania timera. Miej taki, który zadzwoni, gdy czas dobiegnie końca, a następnie przejdź do następnego zadania.

Jak korzystać z Bullet Journal, aby być bardziej produktywnym?

Prowadząc Bullet Journal jesteś już na dobrej drodze do bycia bardziej produktywnym! Uporządkowane życie z codziennymi rozkładówkami, kolekcjami, które pasują do Twojego stylu życia i trackerami to świetny początek. Blokowanie czasu za pomocą Bullet Journala przeniesie produktywność na nowy poziom! Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, jak zwiększyć produktywność za pomocą bullet journal.

1. Tworzenie tygodniowej listy rzeczy do zrobienia

Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić przed napisaniem listy, jest burza mózgów. Nie tylko oczyści to twój umysł, co znacznie ułatwi skupienie się, ale także sprawi, że nie zapomnisz o żadnym z tych małych zadań, które mogą cię dręczyć. Następnie przejrzyj swoje cele i zobacz, jakie działania należy podjąć w ciągu tygodnia, aby je zrealizować. Pamiętaj, że nawet największe cele można podzielić na małe, wykonalne działania. Następnie sprawdź swoje tygodniowe i miesięczne harmonogramy pod kątem rzeczy, które należy wykonać w danym tygodniu. Sprawdź także wszystkie zadania, które nie zostały wykonane w zeszłym tygodniu. Na koniec przejrzyj wszystkie zadania, które wykonujesz co tydzień. Naprawdę świetnym pomysłem jest stworzenie w dzienniku głównej listy wszystkich zadań, które należy wykonać co tydzień. Może to być sprzątanie domu, tworzenie treści, jeśli pracujesz dla siebie, lub role zawodowe, jeśli jesteś zatrudniony.

Lista rzeczy do zrobienia do wydrukowania znajduje się tutaj.

2. Określ swój dostępny czas

Aby blokowanie czasu działało, musisz być naprawdę realistyczny w tym następnym kroku. Podczas ustalania, ile czasu masz na wykonanie zadań, nie zapomnij uwzględnić wszystkiego w swoim życiu, czym musisz się zająć. Mogą to być dzieci i sprawy rodzinne, dojazdy do pracy i przestoje (dbanie o siebie jest bardzo ważne. Będziesz o wiele bardziej produktywny, jeśli zadbasz o siebie!). Nie zapomnij uwzględnić ważnych momentów, takich jak spotkania towarzyskie z przyjaciółmi i spędzanie czasu z bliskimi.

3. Dopasowanie wszystkiego

Następnym krokiem jest oszacowanie, ile czasu zajmie każde zadanie z listy rzeczy do zrobienia. Nie martw się, jeśli na początku nie uda ci się tego zrobić dobrze. Potrzeba trochę czasu, aby dowiedzieć się, ile czasu zajmują zadania i bardzo łatwo jest nie doszacować, ile czasu zajmuje wykonanie zadania. Przybliżony plan jest dobry na początek, ponieważ naturalnie będziesz w tym coraz lepszy, im więcej czasu będziesz planować. Czy możesz zmieścić wszystkie swoje zadania w dostępnym czasie? Jeśli jesteś jak większość z nas, to prawdopodobnie okaże się, że masz zbyt wiele zadań i za mało czasu. Jest to pierwszy krok do bycia bardziej produktywnym – wybór zadań priorytetowych. Przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia i zobacz, jakie zadania można oddelegować komuś innemu, co można odłożyć na kolejny tydzień, a może jest to zadanie, które można całkowicie pominąć? Jednym z sekretów produktywności jest przewaga jakości nad ilością. Czy możesz zmniejszyć swoją listę, aby wykonywać tylko ważne zadania, które przynoszą najlepsze rezultaty? Tim Ferris w jednym ze swoich postów na temat produktywności dzieli się świetnym sposobem na określenie, czy coś na liście rzeczy do zrobienia jest rzeczywiście ważne, czy nie. Przy każdej pozycji zadaj sobie pytanie: „Jeśli byłaby to jedyna rzecz, którą dzisiaj wykonałem, czy byłbym zadowolony z mojego dnia?”. Skup się na tych zadaniach, na które odpowiedziałeś „tak”.

4. Zablokuj swój czas

Wreszcie nadszedł czas, aby umieścić te bloki czasu w harmonogramie pracy. Może się to wydawać zniechęcającym zadaniem, ale pomyśl o tym jak o układance! Po pierwsze, umieść te bloki, w których musisz robić rzeczy o określonych porach. Mogą to być spotkania, rozmowy telefoniczne, zajęcia dla dzieci, zajęcia fitness, a nawet pory posiłków. Następnie umieść zadanie, które ma tendencję do wykonywania mniej więcej o tej samej porze co tydzień. Na przykład, wyprowadzam psa na spacer każdego ranka mniej więcej o tej samej porze i jestem aktywna na naszym koncie na Instagramie w czasie waszego najlepszego zaangażowania. Na koniec wypełnij wolne bloki zadaniami. Bądź sprytny! Zastanów się, jak najlepiej pracujesz. Jeśli na przykład łatwo się nudzisz, nie umieszczaj dwóch podobnych zadań obok siebie. Jeśli jednak zauważysz, że kiedy już zaczniesz działać, jesteś jeszcze bardziej produktywny, umieść podobne zadania tuż obok siebie. Lubię grupować zadania o podobnej tematyce, gdy czuję się bardziej spełniona. Na przykład, jeśli blokuję czas na cotygodniowe sprzątanie domu, to zwykle robię to jednego dnia. To samo dotyczy zadań związanych z blogowaniem, takich jak pisanie postów lub planowanie aktywności na mediach społecznościowych. Czuję, że naprawdę coś osiągnęłam pod koniec dnia, jeśli mam lśniący dom lub mam wszystko na bieżąco na mojej liście blogów. Jest to jednak kwestia indywidualna i może wymagać trochę eksperymentowania, zanim znajdziesz to, co działa najlepiej dla Ciebie. Nie bój się wprowadzać zmian, jeśli czujesz, że nie osiągasz oczekiwanych rezultatów.

Jak sprawić, by planowanie czasu było jeszcze bardziej efektywne?

Bądź samoświadomy

Kiedy po raz pierwszy zaczniesz korzystać z metody blokowania czasu, zanotuj wszystkie rzeczy, które działają i nie działają. Zobacz, ile czasu zajmuje ci przejście z jednego bloku czasowego do drugiego. Zobacz także, co faktycznie osiągasz w swoich blokach czasowych. Im więcej ćwiczysz ten nawyk, tym bardziej będziesz produktywny. Na początku może to być jednak stroma krzywa uczenia się, więc nie zniechęcaj się, gdy zaczynasz. Bardzo często zdarza się, że źle oceniasz czas wykonywania zadań, rozpraszasz się na początku i przeceniasz to, co możesz zrobić. Zaczniesz także uczyć się własnego tempa pracy. Każdy pracuje najlepiej o różnych porach dnia i przez różny czas. Przemyśl swój osobisty rytm dnia i ustaw bloki czasowe wokół niego, aby być super produktywnym.

Bądź elastyczny

Nie daj się złapać na sztywnym blokowaniu czasu. Na przykład, możesz być w trakcie pisania zadania i wpadać na niesamowite pomysły! Nie ma nic złego w kontynuowaniu zadania i zamianie niektórych bloków czasowych. Może się też okazać, że w ciągu dnia pojawi się coś nieoczekiwanego. Takich rzeczy nie da się uniknąć i są one poza twoją kontrolą. Najlepszym sposobem na uniknięcie stresu w takich sytuacjach jest pozostawienie pustych przedziałów czasowych w ciągu tygodnia. W ten sposób mogę trochę żonglować i nadal mieć zrobioną listę rzeczy do zrobienia.

Wprowadzanie bloków czasowych w życie

Teraz jesteś gotowy do pracy! Jak to działa na co dzień? Zwykle przeglądam mój harmonogram wieczorem poprzedniego dnia. Mogę poczuć się spełniona dzięki temu, co osiągnęłam w ciągu dnia i mogę wprowadzić wszelkie zmiany, jeśli coś się pojawiło lub zadanie stało się pilne wśród zadań na następny dzień. Pomaga mi to również dobrze spać, ponieważ nie stresuję się tym, co muszę zrobić następnego dnia! Poświęcam również czas na przeglądanie mojego dziennika co jakiś czas, aby upewnić się, że działa tak dobrze, jak to możliwe. Zaznaczanie w dzienniku wykonanych zadań jest istotnym krokiem w planowaniu czasu. Dzięki temu można wrócić do swoich stron i łatwo zauważyć, co działa, a co nie, i czy faktycznie stajesz się bardziej produktywny!

Gotowy do wypróbowania na sobie?